Der Begriff Event wird mittlerweile in vielen Bereichen verwendet. Dies schließt sowohl den Business-to-Consumer-(B2C), wie auch den Business-to-Business-Bereich (B2B) ein. Kaum ein Produkt oder eine Dienstleistung wird nicht durch die Ausgestaltung von Events positioniert. Denn die Vorteile liegen klar auf der Hand: Anders als bei reinen Verkaufsveranstaltungen oder dem Vertrieb durch Shops, schaffen zum Beispiel Firmen-Events die emotionale Bindung des Geschäftspartners an ein Produkt oder eine Dienstleistung. Das Ziel ist es, den Geschäftspartner in eine Erlebniswelt einzubetten, ihm positive Gefühle zu vermitteln, die er am Ende mit dem veranstaltenden Unternehmen verbindet. Ein anderes Wort wäre hier Kundenbindung. Damit kommt Events als Bestandteil der Kommunikationspolitik im Marketing-Mix eine wachsende Bedeutung zu, Tendenz steigend.
Doch sollten Unternehmen, die sich für die Organisation eines Events entscheiden immer vor Augen halten, dass eine Veranstaltung, die ihre Wirkung verfehlt, immer auf die Marke, das Unternehmen oder das beworbene Produkt zurückfällt. An einem einmal veranstalteten Event kann jedoch nicht mehr nachgebessert werden. Daher müssen alle Planungsphasen mit großer Sorgfalt auseinander abgestimmt werden.
Analyse – Welche Zielgruppen sollen erreicht werden?
Dieser Phase kommt insofern eine große Bedeutung zu, da hier sämtliche Parameter umrissen werden. Die Zielgruppe wird bestimmt und mit welchen Kommunikationsmitteln sie angesprochen werden. Mit anderen Worten, man bestimmt in diesem Fall, ob man Einladungen drucken lässt oder die Zielgruppe über Facebook einlädt. Gleichzeitig müssen Veranstalter ihre USP (Unique Selling Proposition) bestimmen, um sich von anderen Wettbewerbern am Markt abzugrenzen. Denn letztendlich sollen die zukünftigen Besucher wissen, warum sie zu dieser bestimmten Veranstaltung kommen sollen und zu keiner anderen. In dieser Phase legen die Veranstalter die Konzeption für den Event fest.
Planung – Welche Arbeitsschritte und welches Personal werden benötigt?
Events werden oft unter hohem Zeitdruck und mit wenig Probenvorlauf geplant. Daher muss die Planung der gesamten Veranstaltung vorab minutiös auf dem Papier festgelegt werden.
Durchführung
An diesem Punkt erweist sich, ob der Veranstalter eines Firmen-Events sorgsam geplant hat und ob alle Veranstaltungsabschnitte nahtlos ineinander passen.
Kontrolle & Analyse – Das Aufräumen allein schließt keine Veranstaltung ab.
Eine oft vernachlässigte Phase kommt nach dem Abschluss der eigentlichen Veranstaltung. Denn hier kann der Aufwand mit dem Nutzen verglichen werden. Allerdings sollten Veranstalter immer daran denken, dass ein Event selten durch die direkt anfallenden Einnahmen gedeckt wird. Der Erfolg von Firmen-Events beweist sich oft nur sehr viel später und kann nicht am sofortigen Anstieg von Abverkaufszahlen gemessen werden.
