Täglich finden rund 11 Millionen Geschäftstermine statt. Das sind 220 Millionen Meetings pro Monat oder über eine Milliarde Meetings pro Jahr. Die Fähigkeit, effektive Besprechungsstrategien zu entwickeln, würde die Dinge viel reibungsloser machen und auf lange Sicht allen Zeit sparen.
Es gibt viele verschiedene Arten von Arbeitstreffen, von Team-Check-ins und Einzelgesprächen bis hin zur Ideenfindung und Sitzungen zur Problemlösung. Es ist hilfreich, an Meetings zu denken, die unter eine von vier Kategorien fallen:
- Entscheidungsfindung
- Informationsaustausch
- Ideenfindung
- Teambildung
Das Definieren von Meetings kann uns helfen, ihren Zweck zu verstehen und mehr auf effektive Meeting-Strategien aufzubauen.
Warum brauchen Sie effektive Geschäftsmeeting-Strategien?
Unternehmen, die ihre Meetings nicht effektiv planen, stehen vor einer Reihe von Produktivitätsproblemen. Der Online-Terminplanungsdienst Doodle fand heraus, dass schlecht geplante Meetings US-Unternehmen jährlich mehr als 9 Milliarden kosten. Und das ist nur die Spitze des Eisbergs.
Um die Zeit effizient zu nutzen
Laut einer Umfrage der Hotelkette Crowne Plaza verbringen Mitarbeiter in Großbritannien, Frankreich und Deutschland 187 Stunden im Jahr in Meetings. Es ist viel Zeit. Aber am schlimmsten ist, dass die Mitarbeiter glauben, dass 56 % von ihnen ihren Arbeitstag nicht geändert haben. Der durchschnittliche Berufstätige in den untersuchten Ländern verbringt fast 13 Tage im Jahr in nicht produktiven Besprechungen – Tage, die Menschen für andere Dinge aufwenden könnten.
Um Büromeetings produktiver zu gestalten
Ohne Strategie können Meetings ziellos werden. Eine Studie ergab, dass 38 % der Fachleute angaben, dass eine schlechte Organisation zu einem Verlust des Fokus auf Projekte führt. Die Teammitglieder müssen ihre Verantwortlichkeiten vor und nach einem Meeting kennen. Eine sorgfältig verfasste Meeting-Agenda wird dazu beitragen, dass sich alle während Ihres Anrufs und danach auf die Aufgabe konzentrieren.
Um Missverständnisse zu vermeiden
Wenn Sie Meetings nicht richtig organisieren, können die Leute verwirrt werden. Fragen wie „Warum bin ich zu diesem Meeting eingeladen?“ oder „Muss ich etwas vorbereiten?“ können aufkommen. Wenn Sie keine Antworten geben können, bringen die Leute diese unbeantworteten Fragen zum Meeting und verschwenden wertvolle Zeit. Noch kostspieliger sind Missverständnisse nach einem Meeting. Wenn sich die Mitarbeiter über ihre Verantwortlichkeiten im Klaren sind, nachdem die Teams gesprochen haben, können Aufgaben durch die Lücken fallen.
Um Konflikte zu reduzieren
Während eines schlecht organisierten Meetings ist es weniger wahrscheinlich, dass sich Menschen konzentrieren, was zu frustrierendem Verhalten führen kann. Ein Bericht ergab, dass das Annehmen von Anrufen oder das Senden von Textnachrichten das irritierendste ist, was jemand während eines Meetings tun kann. Mehr als die Hälfte (55 %) der Befragten gab an, dass die Nutzung von Telefonen sie nervt. Und etwas mehr als ein Fünftel (21 %) der Arbeitnehmer gab an, dass Personen, die sich nicht an der Diskussion beteiligten, denselben Effekt hatten.
Um die Moral hoch zu halten
Unnötiges Einladen von Personen zu einem Meeting kann dazu führen, dass sie sich frustriert fühlen. Wenn eine Führungskraft Aufgaben für ihr Team festlegt, ihnen aber nicht genug Zeit gibt, sie zu erledigen, können Mitarbeiter das Vertrauen in ihre Vorgesetzten verlieren. Ohne einen klaren Aktionsplan oder die Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten können die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Ideen übersehen werden, oder denken, dass das Unternehmen ihre Fähigkeiten ignoriert, während Aufgaben an weniger geeignete Teammitglieder vergeben werden.
Lesen Sie die folgende Infografik, um einige Strategien für effektive Meetings zu erfahren.
Infographik von Wrike – woche planen
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