Eine schlechte Projektplanung kann zum Scheitern führen, bevor das Projekt überhaupt begonnen hat. Aber Sie werden in der Lage sein, eine unkontrollierte Volumenausweitung und eine Inflation des Budgets zu vermeiden und Ihre Ziele zu erreichen. Es ist jedoch nicht so einfach, sich hinzusetzen und das gesamte Projekt zu planen, wie es scheint. Wie können Sie vorhersagen, wie lange die Ausführung von Aufgaben dauern wird? Wie setzen Sie die Erwartungen der Stakeholder in konkrete Ergebnisse um? Was ist, wenn etwas schief geht? Wie schreibe ich den perfekten Projektmanagementplan?
Hauptbestandteile eines Projektmanagementplans
Was sollte in einem Projektmanagementplan enthalten sein? Ein gut gestalteter Projektplan umfasst die folgenden Elemente:
Konzept: Antworten auf alle „was?“ und „Warum?“, kurze Informationen über die Absicht, Ziele und Endergebnisse des Projekts.
Umsetzungsstrategie: Antworten auf das „Wie?“ des Projekts. Welche Methodik werden Sie anwenden? Wird das Ergebnis auf einmal oder in mehreren Stufen ausgegeben?
Arbeitsumfang: Was ist (und was nicht) in Ihrem Projekt enthalten? Beschreiben Sie hier die hierarchische Struktur der Arbeit und die wichtigsten Ergebnisse.
Zeitplan: Je nachdem, wie klar Ihr Projekt beschrieben ist, kann dies entweder ein grober Plan für die Umsetzung einzelner Aufgaben sein oder ein detailliertes Gantt-Diagramm mit Meilensteinen und Fristen für deren Abschluss.
Organisationsstruktur: ein Überblick über die Projektteamhierarchie, Rollen und Verantwortlichkeiten. Wenn mehrere Teams oder Abteilungen an dem Projekt beteiligt sind, müssen Sie festlegen, wie diese Teams zusammenarbeiten, wer als Stakeholder betrachtet wird und wer für das Erreichen jedes einzelnen Ergebnisses verantwortlich ist.
Verantwortungsdiagramm: Dieses Diagramm hilft Ihnen zu bestimmen, wer was in einem Projekt tut. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, in der alle Arbeiten am Projekt und die Rollenverteilung aufgeführt sind, einschließlich der Angabe der verantwortlichen Ausführenden (mit der Ausführung der Arbeiten beauftragt), verantwortlichen (mit Stimm- und Vetorecht), Beratern (beteiligt an der Genehmigung oder Diskussion der Arbeit) und Mitarbeiter, die informiert sind (sollten über die ergriffenen Maßnahmen oder die getroffenen Entscheidungen Bescheid wissen). An jeder Schnittstelle von Aktion und Rolle muss es eine entsprechende Person geben.
Risikomanagementplan und Risikoprotokoll: Selbst wenn Sie jeden Cent budgetieren und Ihren Fortschritt detailliert beschreiben, ist kein noch so bescheidenes Projekt risikofrei. Sie müssen von Anfang an einen Plan erstellen, um Risiken zu identifizieren und zu reduzieren.
Budgetelemente: Fügen Sie geschätzte Überstunden, Schulungen, Beratungskosten, Ausrüstung und Materialien, Softwarekäufe, Reisekosten usw. hinzu. Einige dieser Zahlen sind im Voraus schwer zu bestimmen, aber versuchen Sie, so genau wie möglich zu sein, und erinnern Sie alle daran, dass dies der Fall ist Budget ist – dies ist nur eine ungefähre Zahl.
Engagementplan und Berichtszeitplan: Geben Sie an, mit wem Sie interagieren, welche Informationen Sie wie oft und in welcher Form melden.
Beschaffungsplan: Wenn Sie etwas für das Projekt kaufen müssen (Software, Materialien usw.), geben Sie in diesem Teil des Plans an, wie Sie einen Lieferanten auswählen und einen Vertrag mit ihm abschließen möchten.
Informationsmanagementplan: Beschreiben Sie, wie Sie Projektinformationen speichern und verteilen, die Dokumentation kontrollieren und den Datenschutz sicherstellen.
Qualitätsmanagementplan: Geben Sie an, wie Sie die Qualität der Projektarbeit verwalten werden, was Ihre Qualitätsstandards sind und wie Sie planen, diese aufrechtzuerhalten. Stellen Sie einen vorgeschlagenen Zeitplan für Qualitätsprüfungen oder Zwischensummen bereit.
Dies mag wie eine riesige Menge an Informationen erscheinen, aber denken Sie daran, dass dies nur ein Beispiel für einen Projektmanagementplan ist. Ein guter Plan enthält nicht unbedingt alle diese Elemente. Ein einfacher Projektplan, der leicht zu befolgen ist, ist die beste Option.
Infographik von Wrike – projektplan erstellen